מתאמים אחריות לפני שמוחקים
הפעולות נעשות על ידי מי שמוסמך לנהל את חשבונות העסק ובהתאם למדיניות הארגון. קובעים זמן סיום גישה, מי מקבל אחריות על מידע ועל שירותים, ומה מחייב שימור או אישור נוסף.
אין למחוק אוטומטית מידע, להעביר דואר או לעיין בחשבון אישי. שאלות של פרטיות, שימור ותוכן אישי דורשות החלטה של הגורם המוסמך בארגון. המדריך עוסק בצד הטכני ואינו קובע את חובות השימור המשפטיות.
מפת הגישה שצריך לעבור עליה
רשימת העובדים במערכת הדואר אינה רשימת כל ההרשאות. עברו גם על שירותים שנרכשו בכרטיס עסקי ועל חיבורים שאושרו פעם אחת ונשארו פעילים.
| מערכת | מה לבדוק | תנאי לסגירה |
|---|---|---|
| דואר וזהות ארגונית | חשבון, חיבורים פעילים, כללי העברה והרשאות יישומים | גישה נחסמה ומידע נדרש הועבר בהיתר |
| דומיין, DNS ואחסון | בעלות, פרטי שחזור, הרשאות ניהול וחיוב | לעסק יש בעלים פעיל חלופי |
| אתר ו-CRM | תפקידים, תוכן בבעלות העובד, משתמשים משותפים | אחריות הועברה והחשבון הוגבל |
| קוד ואוטומציות | מפתחות API, SSH, אסימונים וחשבונות שירות | סודות שנחשפו הוחלפו והתהליך עדיין עובד |
| מכשירים וגיבויים | מכשירים מנוהלים, עותקים והרשאות שחזור | הטיפול תועד בהתאם למדיניות |
סדר פעולות מומלץ
תיעוד Microsoft מבחין בין חסימת כניסה, טיפול בנתונים והסרת החשבון. מיישמים את הפעולות המתאימות לספק ולרישיונות בפועל; זמני מחיקה ושימור נבדקים מול התיעוד העדכני לפני שינוי.
זהו סדר עקרוני. תזמון ביטול אסימונים, שמירת נתונים ומחיקת חשבון תלוי בספק, בסוג החיבור וברישוי. העברת בעלות אינה מספיקה אם פרטי שחזור, מפתח משותף או גישה למערכת אחרת נשארו זמינים.
- מאשרים את הרשימה ואת בעל האחריות לכל מערכת.
- מעבירים בעלות על שירותים ותוכן בלי להפיץ את סיסמת העובד.
- חוסמים כניסה ומבטלים חיבורים פעילים בהתאם ליכולות המערכת.
- מסירים הרשאות יישומים ומחליפים סודות משותפים שהיו נגישים לעובד.
- בודקים חיבורים עסקיים שעשויים להיות תלויים בחשבון.
- מטפלים ברישיון ובמחיקה רק לאחר אישור שימור והעברה.
- מתעדים מי ביצע, מתי, מה אומת ומה ממתין לטיפול.
איך מוודאים שהפעולה הושלמה
בודקים בממשק הניהול שהחשבון חסום, שהרשאות בעלים הועברו ושחיבורים הוסרו. אין להיכנס לזהות העובד כדי לבדוק אותה ללא סמכות מתאימה. בוחנים לוגים זמינים ותוצאה של ביטול אסימונים לפי הוראות הספק.
ביטול חשבון עלול לעצור טופס, גיבוי או אוטומציה שרצו תחתיו. בדיקת תפקוד של התהליכים האלה היא חלק מסגירת המשימה. סוד של חשבון שירות מחליפים בתיאום, ולא מוחקים את השירות רק מפני שהעובד הקים אותו.
ברשומת הסגירה כתבו פעולה שהושלמה, מערכת או אסימון שעדיין ממתינים, סיבת ההמתנה ואחראי למעקב. מאמתים את ההשלמה אצל הספק הרלוונטי, בלי להבטיח ביטול מיידי של כל ההפעלות. אין הרשאה משתמעת לעיין בחשבון אישי או למחוק מידע.
