מפו תיבות ותוכן שהעסק צריך להחזיר
רשמו משתמשים, תיבות משותפות, תיבות שעובדים עזבו ונתונים נלווים. בדקו במפורש כיסוי קבצים מצורפים, תיקיות, ארכיון, לוחות שנה ואנשי קשר לפי המוצר. גיבוי הודעות אינו מבטיח שחזור של כל אחד מהפריטים האחרים. תיבה שנוספה לאחרונה עלולה להיות מחוץ למדיניות שנבחרה.
מיפוי הדואר צריך לכלול גם בעלים עסקי ומורשי שחזור. כתובת פעילה אינה בהכרח תיבה בעלת נתונים נפרדים, ועותק במחשב אינו בהכרח עותק עצמאי. אם דואר משמש לאישור כספי או לקבלת פניות, רשמו מה נדרש להחזרת התהליך ולא רק להחזרת רשימת הודעות.
הבדילו בין סנכרון, שמירה וגיבוי
סנכרון נועד לעדכן מצבים בין לקוחות ושירות, ולכן אין להניח שהוא מגן ממחיקה שמתפשטת. מדיניות שמירה יכולה לשרת צורך אחר ואינה תמיד מסלול שחזור תפעולי. Google מבהירה ש-Vault לא תוכנן ככלי גיבוי או ארכיון, ושייצוא לצורך גילוי משפטי אינו שחזור אוטומטי.
אין להסיק מכך שאין פתרונות שחזור וגיבוי בסביבת Google או Microsoft. Microsoft מתעדת שירות גיבוי עם מדיניות ליחידות שנבחרו להגנה, לרבות Exchange. צריך לבדוק מוצר, הפעלה, רישוי וכיסוי בפועל במועד הבחירה. עצם קיום השירות בענן אינו ראיה שמדיניות מסוימת הופעלה לתיבות העסק.
בדקו כיסוי לפי תרחיש ולא לפי שם המוצר
הטבלה היא כלי בדיקה מקורי. מלאו תשובה מדויקת וקישור להגדרה או לתוצאת בדיקה. הימנעו מהבטחת זמני שחזור או היסטוריה שמבוססת על חומר שיווקי בלבד. יכולות ותנאים משתנים בין מוצרים ותוכניות ויש לאמת אותם לפני רכישה או שינוי.
| תרחיש | שאלה לבדיקה | ראיית סיום |
|---|---|---|
| הודעה נמחקה | אפשר להחזיר פריט ליעד מתאים | הודעת ניסיון ותוכן מאומת |
| תיבה משותפת | האם היא נכללת במדיניות | כיסוי מפורש שנבדק |
| עובד עזב | מה קורה לרישוי ולנתונים | תהליך שימור ומורשים |
| נקודה ישנה | מהי ההיסטוריה הזמינה | שחזור נקודה שנבחרה |
| תקלה בחשבון מנהל | מי יכול לשחזר ולמחוק עותקים | הפרדת סמכות והליך חירום |
| לוח שנה או אנשי קשר | האם המוצר מכסה אותם | בדיקה נפרדת לכל סוג נתון |
תכננו הרשאות והגנה על תכולת הגיבוי
עותק דואר עשוי לרכז מידע עסקי רגיש וקבצים רבים. הגדירו מי מפעיל גיבוי, מי מאשר שחזור ומי יכול לשנות מדיניות או למחוק עותקים. אם אותה זהות שולטת בכל העותקים, יש לבחון את משמעות הפגיעה בה. הפרדה נבחנת לפי סמכות בפועל, לא רק לפי שם חשבון.
אמצעי פענוח, חשבון חירום ואימות צריכים תהליך ניהול מאושר. שחזור לסביבה אחרת יכול לייצר עותק נוסף של מידע רגיש, ולכן קובעים יעד והרשאות ומסיימים את הבדיקה לפי מדיניות. אין לייצא דואר לקובץ לא מוגן כדי להוכיח במהירות שיש גיבוי.
דוגמה: גיבוי המשתמשים לא כלל תיבה משותפת
התרחיש להמחשה בלבד. עסק רואה סטטוס הצלחה למשתמשים מוגנים, אך מגלה שתיבת הפניות המשותפת לא נבחרה. אין כאן בהכרח כשל במנגנון הגיבוי; היה פער במפת הכיסוי. הבדיקה מתחילה בהשוואת תיבות פעילות למדיניות ולא רק בספירת משימות ירוקות.
לבדיקת קבלה אפשר לבחור תיבת ניסיון מורשית עם הודעה סינתטית וקובץ נטול מידע רגיש. בוחרים נקודה ויעד שחזור ומתעדים תיקייה, תוכן וקובץ מצורף. לא שולחים פניות אמת ולא מוחקים מידע לקוח כדי ליצור תרחיש בדיקה.
מדדו מה חזר ומה נשאר מחוץ לגיבוי
תעדו נקודה, גרנולריות וזמן שנמדד בתנאים שנבדקו. שחזור הודעות אינו מוכיח שהוחזרו כללי העברה, הרשאות תיבה, הגדרות DNS או זהויות ניהול. רשמו אילו הגדרות זקוקות לתיעוד ולהתאוששות נפרדים. כך אפשר להבדיל בין חזרת המידע לחזרת שירות הדואר.
ב-CyberFixCrew אפשר לתאם מיפוי דואר עסקי וחיבורו לתוכנית גיבוי ושחזור. אם יש חשד להשתלטות על תיבה, עצם החזרת הודעות אינה מסירה גישה זרה או סוגרת אירוע. משלבים בירור הרשאות וטיפול בתיבה בהתאם להיקף מוסכם.
